整理整頓のコツ！書類を家庭でうまく管理する方法をご紹介

 

ペーパーレスの時代になっても、学校からのお知らせや回覧板など、重要な事は紙で渡されます。

 

毎日のように家庭に入ってくる書類の管理に悩む方は多いのではないでしょうか。

書類は、家庭に入ってきてからの手順と保存のルールで、書類の山を作ることなくスッキリ整理整頓できます。

 

本記事では、書類を溜め込まないコツと保管方法について解説します。

 

書類を家庭で整理整頓するコツ！第一に、書類は溜めないようにしよう

 

 

書類を整理整頓するには、そもそも溜め込まないことが大切です。

 

次の4点を意識して、家に溜まる前に量を減らすクセをつけましょう。

• 届いた手紙やおたよりはすぐ開封して内容をチェックする
• いらないものはその場で処分する
• 捨てるか判断に迷ったものはPDF化する
• DMを減らしたりペーパーレス化の手続きをしたりする

 

届いた手紙やおたよりはすぐ開封して内容をチェックする

 

買ってきた食材はすぐに冷蔵庫や保管庫に振り分けるように、届いた手紙やおたよりもその場で開封し、内容をチェックするのが溜め込まないコツです。

 

期日があるものなどは早めの確認もできますし、見逃し防止にもなり一石二鳥です。

 

いらないものはその場で処分する

 

ポストに届く広告などは、一度確認したらそれで終了！という場合が多いです。

必要のない情報や書類は、その場でゴミ箱に捨てましょう。

 

1つ処分すると、気持ちもスッキリしてその後の確認もスムーズに行うことができます。

 

捨てるか判断に迷ったものはPDF化する

 

「今は必要ないけど、これから必要になるかも」と処分に迷う書類は、紙ではなくデータで保管しましょう。

 

今は携帯電話で簡単にPDF化できるので、必要な時には確認もしやすいですし、不要な時は削除も簡単です。

必要なのは情報であって紙ではないので、迷った書類はデータでスッキリ保管しましょう。

 

DMを減らしたりペーパーレス化の手続きをしたりする

 

不動産や車関係など、「勧誘のDMが迷惑」と感じたことはありませんか？

 

不要な郵便物やDMの受け取りを拒否する方法がありますので、ご紹介します。

1. 届いた郵便物に、赤で「受取拒否」と書き「押印」または「署名」
2. 郵便ポストに投函または郵便局窓口へ持っていく

 ＊開封してしまうと無効なので、開封せずに行ってください！

 

 楽天市場で売られている「チラシ・フリーペーパー・勧誘印刷物 無断投函一切お断り！」というシールをポストに貼るだけでも、かなりの ペーパーレス化になると思います。

（参考：【楽天市場】チラシフリーペーパーの通販 (rakuten.co.jp)）

 

書類はどんな方法で整理整頓する？ファイルを上手に使い分けよう

 

 

書類整理に欠かせないのは、やはりファイルです。

書類の種類ごとにファイルを分けるだけでも、探す時間はかなり短縮されますし、見た目もスッキリします。

 

それぞれにあったファイリング方法についてご紹介しますので、参考にしてみてください。

 

書類の順番を守りたいもの・失くしたくないものはファイリングする

 

子どもの行事の書類などは、行事が行われる日付順に並べてファイリングすると見やすくなります。

お子さんが何人かいる場合も、見逃しを防ぐために1冊のファイルにまとめることがポイントです。

 

行事が終わったらファイルから取り出して処分するようにすると、必要な書類だけがファイリングされ、確認や探すのが簡単になります。

お子さんの通信表など長期間保存しておきたい書類は、1人1人にファイルを作成しましょう。

 

1人1人の記録として保管することができるので、去年との比較したい時など便利です。

学年ごとに仕切りを付ければ、さらに見やすくなりスッキリしますよ。

 

保険証書はポケット式ファイルに入れる

 

保険証書などの大切に保管しなければならない書類は、ポケット式のファイルがおすすめです。

 

クリアファイルは簡単に取り出せるという利点はありますが、落としてしまう可能性もあるので、大事な書類はすっぽりと書類が入るポケットタイプが良いでしょう。

 

住宅関係の書類はすべて2リングファイルでまとめる

 

住宅関係の書類には色々な種類の書類がありますが、「住宅関係」とまとめてファイリングします。

なぜなら住宅に不具合があった時に、そのファイルを開けばすぐに問い合わせができて、探す手間が省けるからです。

 

住宅関係の書類は種類が多い上に保存期間も長いので、丈夫で厚さのある2リングファイルにまとめてみてください。

 

取扱説明書はラベリングして個別フォルダーに入れる

 

電化製品などの取り扱い説明書は、それぞれクリアファイルに入れて保管します。

ただファイルに入れただけだと、何種類もある中から探すのが大変なので、インデックスに「テレビ」や「エアコン」など名前を書いてラベリングすると探しやすくなります。

 

同じ家電が何個もある場合は、「エアコン1階」「エアコン2階」など、細かくラベリングしてみましょう。

保証書も一緒にファイルに保管すると、故障した場合の手配がしやすくなりますよ。

 

保管方法に迷ったものを入れる「一時保管ボックス」を作る

 

どのファイルに保管したらよいのか迷ってしまう書類があったら、「一時保管ボックス」に入れて、週末など時間のある時に確認しましょう。

何か月も迷ったまま残っている書類は、これからも必要のない書類の可能性が高いので、期限を決めて処分しましょう。

 

大事だけど今は手が付けられないという書類も、とりあえず「一時保管ボックス」に入れておけば、気持ちにも余裕ができて無理せず整理できますよね。

ストレスなく続けるためにも「一時保管ボックス」を作ることが大切です。

 

まとめ

 

 

書類はすぐに溜まってしまうので整理が大変ですよね。

 

どの家庭でも共通する書類の整理整頓のポイントは以下の3つです。

• 入ってきた時の要不要の判断と、すぐに開封して目を通すこと
• 書類の保管場所を決める
• 書類が溜め込まないルールを作る

 

本記事では、上記3つに関連した具体的なステップを解説しました。

ご自身のご家庭に合った、無理なく継続できる書類整理の方法を探してみてくださいね。